Para muitas empresas, cadastrar um produto significa apenas informar nome, preço, unidade e código. Mas existe um detalhe que merece muito mais atenção: a NCM.
A Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM) é o código utilizado para classificar fiscalmente as mercadorias. Essa informação faz parte da rotina de emissão de documentos fiscais e pode influenciar a tributação e outros dados utilizados na operação.
• O PROBLEMA DE SIMPLESMENTE COPIAR A NCM DO FORNECEDOR
É comum utilizar a NCM informada na nota de compra para cadastrar o produto. Ela pode servir como referência, mas não deve ser considerada automaticamente correta.
Características como composição, finalidade, aplicação, apresentação e outras especificações do produto podem ser relevantes para sua classificação. A própria Receita Federal orienta que a caracterização da mercadoria deve considerar informações técnicas detalhadas.
Se uma NCM incorreta for cadastrada, o erro pode se repetir em várias notas fiscais, gerando retrabalho e possíveis inconsistências na apuração tributária.
• QUANDO O CADASTRO DEVE SER REVISADO?
Alguns momentos merecem atenção especial:
- Entrada de um novo produto: valide a NCM antes da primeira venda.
- Troca de fornecedor: confira se as características do produto permanecem as mesmas.
- Alteração do produto: mudanças de composição, apresentação ou finalidade podem exigir nova análise.
- Rejeição ou inconsistência em uma nota: não corrija apenas a nota; verifique também o cadastro.
- Mudanças na legislação: mantenha os códigos utilizados pela empresa atualizados.
Além disso, a Receita Federal disponibiliza o Sistema Classif, ferramenta que reúne informações sobre NCM, notas legais, notas explicativas e decisões relacionadas à classificação fiscal.
• CADASTRO CORRETO TAMBÉM É PREVENÇÃO!
Um cadastro de produtos bem estruturado reduz a possibilidade de erros que podem se repetir em dezenas ou até centenas de notas fiscais.
Por isso, antes de emitir uma nota, vale fazer uma pergunta simples:
A NCM cadastrada realmente corresponde ao produto que estou vendendo?
Quando houver dúvida, o ideal é não trabalhar com suposições. Reúna as informações do produto e alinhe a classificação com a contabilidade antes de realizar vendas em grande volume.
Na rotina fiscal, prevenir um erro no cadastro pode ser muito mais simples do que corrigir seus efeitos depois.